3-5-2018, 01:05

10 manieren om facturen sneller betaald te krijgen

Zo, de opdracht is klaar. Klant blij, jij blij. Er rest nog maar één ding: de factuur die je voor de klus hebt gestuurd, betaald krijgen. Want, zoals op menig muur in bedrijfsruimtes prijkt: alleen betaalde omzet is omzet.

Plotter kan je hiermee helpen. In dit artikel geven we een tiental praktische tips. De eerste vijf tips zijn voor iedereen bruikbaar, of je Plotter gebruikt of niet. De laatste vijf tips zijn tips die je als gebruiker van Plotter kunt inzetten om die factuur extra snel betaald te krijgen.

Sneller betaald worden

De volgende tips maken dat uw facturen sneller overgemaakt worden door uw klant:

1   Achterhaal je factuurkenmerk op tijd

Met name de wat grotere opdrachtgevers werken veelal met kenmerken, of inkoopnummers. Dat is handig voor hen, omdat ze het kenmerk kunnen koppelen aan kostenplaatsen, en aan personen elders in de organisatie om de factuur goed te kunnen keuren. Die kenmerken moeten dus op je factuur staan.

Het wordt door crediteurenbeheer alleen ook nogal eens aangepakt als mogelijkheid om de betaling van een factuur uit te stellen, door na een (tweede) herinnering te stellen dat er niet betaald kan worden omdat het kenmerk ontbreekt, en de factuur dus “zonder kenmerk niet in behandeling kan worden genomen“. Een drogreden natuurlijk – maar des te meer reden om voorafgaand aan je opdracht na te gaan of een betaalkenmerk nodig is, en zoja, wat het kenmerk dan is.

2   Zorg ervoor dat je factuur klopt

Inkoppertje, toch? Nou, je moet je zaakjes best op orde hebben om 100% zeker te weten dat de kosten die een klant verwacht ook op de factuur verschijnen. Als je offerte is ingedeeld in 10 posten met een specifieke omschrijving, gebruik die dan ook precies zo in je factuur. Is er al een voorschot verstuurd? Als je Plotter gebruikt wordt dat automatisch verrekend, maar anders zou je het zo kunnen vergeten.

Niet alleen het versturen van een factuur kan best spannend kan zijn. Ook voor de ontvangende klant kan het best een dingetje zijn. Een fout in de factuur kan worden opgevat als een poging tot bedrog, en dat kan de relatie beïnvloeden – zelfs zonder dat je dat ooit te horen krijgt. Er zijn weinig contactmomenten met een klant die meer impact hebben dan het versturen van een factuur.

3   Verras je klant niet

Als je je werk goed doet, heb je je klant verrast met een fantastisch resultaat. Als het om facturen gaat, dan wil je je klant juist zo min mogelijk verrassen. Heb je bijvoorbeeld vooraf een schatting afgegeven? Bewaar de uiteindelijke kostenpost dan niet tot het laatst, maar vertel de klant zo vroeg mogelijk hoeveel het gaat kosten. Ver voordat je al zover bent om de factuur te sturen.

4   Maak je factuur overduidelijk

Het opsplitsen van een factuur in posten wordt vaak beter ontvangen door een klant, omdat het een beter beeld schetst van de geleverde diensten of producten. Laat in de omschrijving van die posten niets aan de verbeelding over.

Bovenaan de factuur kan het helpen om te verwijzen naar de persoon met wie je contact hebt gehad. Als het een opdracht betreft waar een offerte aan vooraf is gegaan, vermeld dan in het bijschrift het nummer van de offerte, de datum waarop de offerte akkoord is bevonden, en wie de offerte heeft ondertekend. Dit helpt de boekhouder die de factuur ontvangt enorm met het verkrijgen van een goedkeuring voor de betaling.

5   Stuur je factuur aan de juiste persoon

Je contactpersoon bij het bedrijf waarvoor je werk levert is maar zelden degene die de rekening betaalt. De meeste organisaties hebben een aparte afdeling, of tenminste een apart mailadres, voor administratieve zaken. Ga dit na voordat je de factuur stuurt, en hou dit ook voor een volgende keer bij. In Plotter kan in het Adresboek bij ieder contactpersoon en iedere afdeling de optie ‘wil facturen ontvangen‘ worden aangevinkt.

 

Plotter inzetten voor snellere betalingen

Als je gebruikt bent van Plotter, dan kun je diverse functies gebruiken om je facturen snel betaald te krijgen:

6   Houd je boekhouding up to date

In Plotter kun je betalingen van facturen in bankboeken verwerken – vanaf de meeste banken kun je MT940-bestanden importeren, zodat dit supersnel gaat. Dit is een eenvoudige handeling die je dagelijks zou kunnen doen. Doordat je direct betalingen kunt afzetten tegenover openstaande facturen, zie je alleen nog maar onbetaalde facturen in je debiteuren-overzichten. Zo ben je zeker van je zaak als je onbetaalde facturen gaat herinneren, en als een klant die je belt over de betaling van zijn factuur, niet kan beweren dat die factuur al lang is betaald.

7   Gebruik de ‘Verlopen Facturen’ widget

Het Dashboard ‘Administraties’ bevat de widget ‘Verlopen Facturen’. Hier verschijnen alle facturen die de betaal- of herinnertermijn zijn gepassseerd. Vanuit dit overzicht kun je direct herinneringen of aanmaningen sturen. Het is een oude wetmatigheid in debiteurenbeheer, maar helaas geldt nog altijd: degene die het hardst roept om betaling, krijgt vaak als eerste betaald. Als je factuur na 2 weken verloopt, herinner dan niet na 4 weken, maar na exact 14 dagen.

8   Laat Plotter de BTW correct berekenen

In Plotter kun je facturen handmatig opstellen. Maar als je de Catalogus in Plotter goed hebt gevuld, gaat het maken en boeken van facturen én hun BTW bijna volautomatisch. Je kunt een product immers aan een grootboekrekening hangen en een BTW-tarief kiezen (inclusief BTW-tarieven voor handel in en buiten de EU).

Het berekenen van de BTW op facturen is handmatig een foutgevoelig iets, maar met Plotter wordt dat allemaal flink wat makkelijker gemaakt. Zo zal de BTW op een factuur automatisch op nul worden gezet als een BTW-nummer is ingevoerd bij de klant.

9   Gebruik de module Offertes en Orders voor een correcte factuur

Zoals we in een eerder artikel uitlegden, is het mogelijk je papierstroom in Plotter te stroomlijnen. Op basis van een Offerte kan een Order worden aangemaakt, en een factuur kan worden gemaakt op basis van een Order. Zo ‘stromen’ alle kostenposten automatisch door, van offerte tot factuur, en wordt ook het voorschot direct verrekend op de eindfactuur, omdat vanuit de order ook voorschotfacturen kunnen worden opgemaakt.

Als je deze papierstroom, de Plotter Peper Trail™, eenmaal in de vingers hebt, zal het ondernemersleven je minder zwaar vallen: het gaat sneller, je maakt minder fouten, en het wordt leuker.

10   Gebruik de debiteurenrapportage

Raadpleeg de debiteurenrapportage (Algemeen > Rapportage > Debiteuren) om in één oogopslag een goed totaalbeeld te krijgen van de openstaande debiteuren.

Loopt het totaal aan debiteuren op? Tijd om hier even aandacht aan te besteden. Zijn er klanten met meerdere openstaande betalingen? Tijd om even de telefoon op te pakken en te vragen of het nog goed gaat komen.

 

Je verdiende loon

We hopen dat je met deze tips snel krijgt wat je verdient. Heb je nog meer tips? Twitter ons (@getplotter), mail ons (support@getplotter.com), bel ons (010 – 254 05 10).

 

Wilt u ook meer overzicht in uw projecten?
Meld u dan nu aan en probeer Plotter een maand gratis.