13-4-2018, 03:04

Plotter Paper Trail™ van offerte tot betaalde factuur

Als er iets is dat Plotter kenmerkt, dan is het wel dat Plotter véél kan. Die vergaande veelzijdigheid heeft een goede reden: het werkt gewoon veel makkelijker om je administratie, verkoop, urenregistratie en projectmanagement in één systeem te hebben, dan in vier systemen of meer.

Want bedenk eens:

  • Als je uren op een bepaalde taak registreert, weet je dan hoeveel uur je had gebudgetteerd?
  • Als je je klant wil uitleggen waarom je uren nacalculeert, kun je dan per seconde thuisbrengen wanneer welk werk is uitgevoerd en geleverd?
  • Als een factuur betaalt wordt, kun je dan in je adresboek terugzien hoe het betaalgedrag van je klant is?

Hoe alle handelingen, van offerte tot ingeboekte factuur, in elkaar grijpen is goed uit te leggen met behulp van de Plotter Paper Trail. Dit spoor start bij het invoeren van een potential – een potentiële opdracht. Deze wordt doorgaans aangemaakt na het eerste contact. Na contact over en weer, waarvan alles in Plotter wordt vastgelegd, kan vanuit de potential een offerte worden aangemaakt.

Na het uitbrengen van de offerte volgen contactmomenten en, onvermijdelijk, het akkoord. De champagne kan open, en tijdens het proosten wordt het project aangemaakt en het voorschot verstuurd en geboekt. De uitvoering kan starten zodra de champagne is uitgewerkt: in de urenregistratie staat de klant, het project, en de taak, al klaar om direct uren op te kunnen boeken.

Tijdens de uitvoering worden werkzaamheden gemonitord door de projectmanager aan de hand van de urenregistratie van alle teamleden. Zoals je inmiddels kan verwachten worden alle berekeningen gedaan door Plotter, en is de factuur meteen aangemaakt.

De factuur wordt als PDF verstuurd naar de klant, en direct doorgeboekt. En nu maar hopen dat de klant snel betaalt? Plotter houdt je op de hoogte van verstreken betaaltermijnen, en herinnert klanten als de betaling nog niet binnen is.

In deze hele Plotter Paper Trail heeft een mogelijke opdracht geresulteerd in harde cash op de bankrekening. In dit hele proces hoeft geen letter overgetypt te worden. Geen fouten, geen lekken in het systeem: geen offerte, factuur of factuurpost kan vergeten worden. En door strak debiteurenmanagement staat het geld ook nog eens snel op de bank.

De voordelen:

  1. Enorme tijdwinst door
  2. Fouten zijn verleden
  3. Altijd zicht op de staat van uw bezigheden
  4. Geen onderdelen meer vergeten, wat veel geld kan schelen
  5. Geld sneller op de bank door strak debiteuren management

Wil je ook meer uit je bedrijf halen, én ondertussen veel minder tijd kwijt zijn aan je administratie? Probeer Plotter gratis uit.

Heb je Plotter, en wil je meer weten hoe je je Plotter Paper Trail optimaal inricht? Laat het ons weten via support@getplotter.com.